Les titres papier sont des documents physiques ou numériques stockés dans un bureau des titres fonciers qui enregistrent officiellement les informations relatives à une propriété, y compris la propriété et les intérêts des autres parties. En comparaison, les duplicatas de titres sont des copies du titre original, créées en même temps que l'original ou plus tard, et qui contiennent les mêmes informations que l'original.
Étant donné que les duplicata de titres, qui sont en possession des propriétaires, ne peuvent pas être mis à jour par les titres fonciers, le duplicata de titre ne restera pas toujours identique au titre original. La raison en est que les titres fonciers acceptent l'enregistrement d'un certain nombre de documents, y compris les caveats, les jugements et les privilèges des constructeurs, sans exiger la production ou la présentation du duplicata du titre. Par conséquent, ces instruments figureront sur le titre original et pas sur le duplicata du titre. Dans ces conditions, un duplicata de titre peut être considéré comme étant à jour seulement à partir de la date à laquelle il a été créé.
Il est très important de savoir que les duplicata de titres sont des documents précieux, qui doivent être conservés en lieu sûr. Tout d'abord, les titres fonciers n'autorisent pas l'enregistrement d'un transfert ou d'une hypothèque dans un titre foncier à moins que nous n'ayons le duplicata du titre dans nos dossiers ou qu'il ne soit soumis par le client avec le transfert ou l'hypothèque. Compte tenu de la manière dont les titres fonciers traitent les duplicatas, certains établissements de crédit prêtent de l'argent à leurs clients en gardant uniquement le duplicata du titre comme garantie.
En réponse aux complications nombreuses et souvent considérables découlant de la perte ou de la destruction des titres en double, les titres fonciers ne délivrent plus de titres en double.